Tee palautus aina Kauppiaspaneelin kautta asiakkaan maksutapahtumaan, jotta palautustieto kohdistuu oikealle maksutavalle. Näin esimerkiksi luottokortti- tai lasku- ja osamaksutapahtumista ei välity asiakkaalle turhaan laskuja. Suurin osa palautuksista hoituu automaattisesti, mutta muutamissa tapauksissa palautus tehdään sähköpostipalautuksena (ks. sähköpostipalautuksen ohjeet alla).
Huomioithan, että suurin palautettava määrä on maksutapahtuman kokonaissumma. Palautukset veloitetaan kauppiaan kauppiastilin varoista. Varmistathan siis, että kauppiastilin saldo riittää palautuksen tekemiseen. Jos varoja ei ole riittävästi palautuksen tekemiseen, kauppiastilille voi myös siirtää varoja.
Palautus Kauppiaspaneelin kautta
1. Aloita palautusten teko kirjautumalla Kauppiaspaneeliin
2. Valitse etusivun vasemman laidan valikosta Maksutapahtumat.
3. Etsi palautettava maksutapahtuma sopivien hakuvaihtoehtojen avulla. Lisäohjeita maksujen hakuun löydät tarvittaessa täältä.
4. Avaa listalta klikkaamalla maksutapahtuma, johon haluat palautuksen tehdä.
5. Siirry maksutapahtuman tiedoissa kohtaan Tilauksen sisältö ja palautukset. Kirjoita tähän palautettava summa euromääräisesti. Voit palauttaa asiakkaalle koko summan tai tehdä osapalautuksen.
- Palautusta koskeva avoin kommenttikenttä on tarkoitettu kauppiaan omaan käyttöön, eikä viesti välity eteenpäin asiakkaalle.
6. Paina ”Palauta”-painiketta.
Maksunpalautusten hyväksyntä
Voit halutessasi vaatia maksunpalautuksille erillisen aloituksen ja hyväksynnän. Tällöin vaaditaan kaksi eri käyttäjää maksunpalautuksen suorittamiseen. Kun asetus on päällä, voit asettaa käyttäjille "Maksunpalautusten käynnistäminen" ja "Maksunpalautusten hyväksyntä" roolit. Löydät ohjeen käyttäjäroolien asettamiseen tukisivustoltamme. Maksunpalautusten hyväksynnän voi asettaa päälle Kauppiaspaneelin Kauppiastili-välilehdellä.
Palautusten tarkastelu
Palautuksia voit myöhemmin selailla Maksutapahtumien kautta “Näytä lisää hakuvaihtoehtoja” linkistä.
Alla olevassa videossa on myös neuvottu, miten voit tarkistaa palautuksen Kauppiaspaneelista.
- Palautetut maksutapahtumat: Haku palauttaa maksutapahtumat, joihin liittyy joko osa- tai kokopalautus.
- Palautustapahtumat: Haku palauttaa maksutapahtumiin tehdyt palautukset. Eli ainoastaan palautustapahtumat, ilman niihin liittyviä alkuperäisiä maksuja
- Palautetut maksut ja palautustapahtumat: Haku palauttaa maksutapahtumat, joihin on tehty palautus ja maksutapahtumiin tehdyt palautukset. Tämä hakutulos näyttää siis molemmat ylläolevista tapahtumista samalla haulla.
Sähköpostipalautus
Palautukset siirtyvät asiakkaalle joko suoraan palautusrajapinnan kautta tai sähköpostipalautuksena. Palautusprosessi etenee kauppiaan näkökulmasta molemmissa tilanteissa samoin, mutta sähköpostipalautuksessa asiakas antaa tilinumerotiedon palautusta varten.
Sähköpostipalautukset koskevat esimerkiksi S-pankin, Ålandsbankenin tai Nordean yli 13 viikkoa vanhoihin maksutapahtumiin tehtäviä hyvityksiä. Kauppiaspaneeli tarjoaa sähköpostipalautusta aina, kun pankin rajapinta ei suostu vastaanottamaan palautusta.
Näin teet sähköpostipalautuksen
1. Tee yllä mainitun ohjeen kohdat 1-6.
2. Kun olet klikannut palautuspainiketta, syödä asiakkaasi sähköpostiosoite. Asiakas saa viestissä linkin, jonka kautta ilmoittaa tilinumeronsa. Tilinumeron ilmoittamisen yhteydessä asiakas tunnistetaan vahvasti.
Sähköpostipalautuksen keskeytys
Tarvittaessa sähköpostipalautuksen voi keskeyttää. Tällöin sähköpostipalautuksen tulee olla tilassa “Uusi”.
1. Valitse etusivun vasemman laidan valikosta "Maksutapahtumat".
2. Etsi sähköpostipalautukset klikkaamalla "Näytä lisää hakuvaihtoehtoja".
3. Valitse Palautus- valikosta sähköpostipalautukset ja Tila- valikosta uusi
4. Avaa yksittäinen maksutapahtuma ja klikkaa “Keskeytä palautus”. Tämän jälkeen sähköpostipalautuksen linkki menee kiinni ja sähköpostipalautusta ei voi enää käyttää. Tällöin palautus ei ole vielä vähentynyt maksutapahtumasta.